絵本をターゲットに
可能であれば、2行以内に収めるとずっと読みやすくなります。
また考え方を伝える場合には、箇条書きを使用するのが基本です。
長々と「このプロジェクトの目的は、まず〇〇〇で、次に△△△だ。
加えて□□口であったり◎◎◎であったりする。
さらに◇◇◇も期待できる」と書くのは絶対に避けましょう。
さらに参考までに書いておくと、この箇条書きの個数にも認識しやすい法則性があり、3つ、5つ、7つがよいといわれています。
たとえば3は「三原則」というように全体レベルでの分類に適しています。
また、5は「5か条の誓文」「五大老、五奉行」というように、全体的な概念と具体的な事象の橋渡しとなる数字です。
また最後の7は、個々の具体的な事象を記述するのに使います。
数字が7つを超えると、人間の認識のメカニズムとして、ぐっと認知度が下がるといわれています。
特にプレゼンテーションなどで説明するときには、1枚のプレゼンシートに箇条書きにする項目は7つまでにしたいものです。
もう少し数字に関して説明すると、何かを分類するときには、2、4といった偶数を使うと便利です。
たとえば人間の事物の識別の基本は、「良い/悪い」「高い/安い」「男/女」というように、二分法になっています。
しかし二分法ではあまりにおおざっぱ過ぎて、分析や認識のツールとしては使えません。
そこで役立つのは、ある視点で2つに分けた事象をさらに異なる視点で2つに分ける四分法です。
たとえば外部ベンダーを評価する場合に、まずクオンティティ(量)に注目して「料金が高い/安い」で評価します。
次にクオリティ(質)に注目して、過去の実績などから「技術力が高い/低い」で評価します。
これで「低料金で技術力が高いベンダー」-優、「料金は高く技術力は高いベンダー」-良、「低料金だが技術力も低いベンダ要注意,「料金は高く技術力は低いベンダー」-取引停止というように分析、評価ができるわけです。
もっとも、少し誤魔化したいとかあまり読み手に詳細に見られたくない場合には、カムフラージュとしてわざと小さい文字で文章だらけの資料を作るということはあります。
しかし基本的にはシンプルに的確に情報をまとめて伝えるべきです。
また世界共通のコミュニケーションの手段として、ブロック図やフローチャートのようなチャートを使用するという手もあります。
たとえば、品質マネジメントシステムのISO9001(2000年度版)では、プロセスを図で表現することが許されています。
システムの構成や仕組みを表したり、プロセスの手順や流れを表現するには、文字より図の方が直感的に把握できるでしょう。
図で全体像を把握してもらい、個々のブロックからさらに詳細な図や補足説明にジャンプするという方法も有効です。
人が何かを理解する際には、(1)おおまかな全体像を理解する。
(2)各要素のおおまかな機能や働きを捉える、(3)細部まで詳細に捉えて理解する、という3段階の認識が土台となりますが、逆にいうとこの3つのレベルに対応した表現を行えば、理解されやすいということです。
また自分独自の図でも、誰が見てもわかりやすく表現できればいいのですが、技術者同士であれば、フローチャートやE-R図、UMLなど標準的な表記法の活用をお勧めします。
特に問題の把握や分析からシステムやプロセスの設計へ展開し、具体的な実装のやり方まで表記できるUMLは、今後のためにもメンバー全員でマスターして使いこなしてもらいたいものです。
すぐに使える文書作成術。
まず日次案まとまった文書を作成する際は、よほど文才のある人でなければ、いきなりワープロやテキストエディタで書き始めてはいけません。
まずその文書で誰に何を伝えるのかを明確にして、それから構成案、目次案を作っていきましょう。
これがいわば文書の骨格となります。
まずは大きな流れを決めて、次に枝葉となるエピソードや情報を加えていきます。
途中でどういう構成にするか迷ったときには、最初に定義した読み手や目的が、取りも直さずこの文書作成の方針となります。
それにさらに検討を加え、たとえば「読み手にインパクトを与えるために、この項目は最初のページにもっていこう」とか、「この情報は重要度はあまり高くないので、付録として末尾に入れよう」とか、「この話だけではわかりにくいので、補足として統計データをグラフにしてつけ加えておこう」というように、構成を固めていきます。
文書管理とナレッジマネジメントプロジェクトマネジメントに文書は欠かせないが、大量の文書は誰でもイヤなものである。
効率よく必要な文書を共有できる仕組みを作りたい。
プロジェクトプロジェクトだけでなく企業のマネジメントには、申請したり承認したり記録として保存するために、文書が欠かせません。
しかし文書作成は直接生産に結びつかない上、煩雑で退屈な作業のため、どうしてもないがしろにされがちです。
不必要な文書を作り過ぎると余計な仕事が発生し、メンバーのモチベーションを下げることにもなりかねません。
しかし、ある程度の文書や手順はマネジメントには必要です。
また仕事の進め方の「型」を作ったり、情報やノウハウを共有する仕組みにすれば、コミュニケーションツールとして役立つ上、作成した文書を有効に再利用できます。
ここではプロジェクトに役立つ文書活用法を説明していきます。
2意外に実施されていないケースが多いのですが、実施すると効果が高いのが、チーム内マニュアルの件成です。
考えられるものをいくつか挙げてみます。
マニュアルは紙でもかまいませんが、更新や修正、変更のしやすさ、検索性などを考えてHTMLファイルにしてインターネットにアップしたり、あるいはデータベースとしてグループウェアに登録しておくといいでしょう。
1度作っておけば、修正を加えながら次回以降のプロジェクトに流用することもできます。
手順書、日常の作業(特に定型作業などパターン化できるもの)で、何の文書を参照して、何の書類に記入するのか、業務の流れとその方法、必要な処理を記入しておきます。
社内プロセスと重複する場合は、社内の業務マニュアルにリンクしたり、あるいは参照させるようにするといいでしょう。
OFAQ(よくある質問と回答)プロジェクトの中でよく発生しそうな疑問点やその答え、また作業の途中で発生しそうな問題やその回避策を書いておきます。
イントラネットに掲示板を作成して、そこでのやり取りで何度か出てきた質問とその答えをデータベース化して、後からFAQ集に追加するといいでしょう。
用語集プロジェクトの中でよく使われる用語の意味を定義した用語集です。
上記の業務マニュアルで使われている一般名詞や固有名詞の中で、意味が唆味なものや自分の業界で独特の使い方をされる用語について、補足説明しておきます。
クラス仕様書、APlリファレンスIT開発の場合、独自に定義したクラス(オブジェクト指向プログラミングの単位となる部品)、API、関数は、設計者が書いたドキュメント(クラス仕様書)を共有エリアに置いておき、いつでも参照できるようにします。
通常は書式を決めておいて、統一した方法で検索できるようにしておくといいでしょう。
絵本です。小さくてかわいい絵本の登場です。
絵本情報をお探しですか？地域資源を活用した絵本です。
しっかりとした絵本のお手伝いをのため、絵本の情報をお知らせします。
児童書の専門家の指南をうけてみましょう。他に例をみない児童書です。
さらに身近になった児童書の株が上昇しています。自分にあった児童書に出会えて満足です。
児童書がパワーアップしました！トップクラスの児童書です。
文庫がパワーアップしました！いつもヤル気にさせてくれる文庫です。
文庫の発展性を考えてみました。文庫は常に絶対的なシェアを誇っています。
文庫です。業者向けの文庫サービスです。
新書を求める人が急増しています。新書がもっと楽しくなります。
以前の新書を余すとこなく分析しました。あなたに合った条件で新書をサポートします。
本当の新書を無料で提供します。今季大注目の新書が登場です。
最後の神頼みは洋書の利用価値をご存知ですか？洋書探しならお任せください。
洋書の店舗情報です。秋葉原でしか手に入らない洋書です。
鋭い観点から洋書の最安価格が変動しています。CMでおなじみの洋書です。